Las compras de un restaurante
El sector de compras es una de las áreas más
importantes, estratégicamente hablando. Dentro de un circuito organizado como
esquema de control de costos, se presenta como un punto débil que es necesario
organizar para que cumpla con su cometido.
En una definición formal, compras es el sector de
la empresa que tiene como objetivo mantener el proceso productivo de la misma,
adquiriendo las materias primas y productos de la mejor calidad y con las
mejores condiciones de precio. En este sentido tiene como objetivos:
- Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas.
- Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los mejores
productos del mercado.
- Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, sin obstruir
las necesidades de producción.
- Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadería.
- Mantener una buena comunicación con el departamento de Costos de
Alimentos y Bebidas para estar al tanto de los resultados diarios de
costos.
Si bien parece algo sencillo, comprar no es pedir y
por lo tanto requiere de un trabajo continuo para evitar caer en los errores
más comunes. Si analizamos el proceso diario y continuo podemos observar
algunos de estos:
Comprar de más: partamos de la base de una
economía estable para nuestro análisis, porque de la otra también puedo
hablarles y con experiencia, pero estaría refiriéndome a una parcialidad.
Como les decía, acumular mercadería por el solo hecho de ver mis depósitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudicando nuestra rentabilidad, a saber:
Como les decía, acumular mercadería por el solo hecho de ver mis depósitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudicando nuestra rentabilidad, a saber:
- Mal uso: al existir en nuestros inventarios gran cantidad de
productos hay una tendencia natural a su mal manejo. “Total hay
mucho…”
- Costo de necesidad de espacio: si acumulo mercadería voy a
necesitar de más espacio, de más frío, etc. En una ocasión me
encontré con un cliente que alardeaba de su habilidad para comprar vinos,
de sus grandes negocios al comprar en grandes cantidades a las bodegas por
las condiciones de pago que le otorgaban. Efectivamente en algunas
ocasiones esto sucedía, pero siguió comprando y naturalmente no tuvo más
espacio para guardar sus vinos, por lo cual alquilo otro espacio para
generar otro depósito. Al tiempo se percato que para mantenerlos
adecuadamente necesitaba de una temperatura especial por lo cual lo
refrigeró, y al tiempo también tuvo que contratar a una persona para
mantener el orden de estos depósitos. Resultado, el costo de mantenimiento
del stock superaba ampliamente la ganancia por algunas compras acertadas.
- Costo de personal: del ejemplo anterior surge que mantener un gran
stock requiere de personal adicional.
- Costo financiero: no debemos olvidar que la mercadería es dinero
inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su costo financiero.
Comprar de menos: Bueno aquí nos encontramos con la contra cara de compras y una de las más peligrosas. El desconocimiento y la simplificación en el análisis de este punto pueden resultar en situaciones que realmente nos perjudiquen.
- Compra de emergencia: si no tenemos desarrollado un stock que nos
permita desenvolvernos en la operación diaria, se generaran pedidos de
urgencia que terminaran por destruir el principio de control de costos,
debido a que estas compras urgentes nunca cumplirán con las condiciones
que hemos establecido en nuestras recetas. En resumen si realizamos
compras de emergencia por haber pedido menos, terminaremos comprando a
precios y calidades que no son las planificadas.
- Pérdida de clientes: ¿cuánto cuesta un cliente? La respuesta es sin
número… Arriesgarnos a perder un cliente puede resultar sumamente costoso.
Todos sabemos el efecto multiplicador que tiene un cliente disconforme, no
podemos correr el riesgo de tener que decir a un cliente que de eso NO
HAY. Cuando establecimos el menú de nuestro negocio generamos un
compromiso con nuestro cliente, le hicimos una promesa. Promesa que no
cumplimos.
Por esto es que debemos desarrollar un proceso que
permita cumplir con el objetivo propuesto.
Es de gran importancia contar con un departamento de compras debidamente preparado, es decir que el personal, conozca las técnicas modernas de compra y se haga responsable de llevarlos a cabo.
Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra reducir $1.00 en el precio de algún producto, produce una utilidad directa de $1.00
Es de gran importancia contar con un departamento de compras debidamente preparado, es decir que el personal, conozca las técnicas modernas de compra y se haga responsable de llevarlos a cabo.
Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra reducir $1.00 en el precio de algún producto, produce una utilidad directa de $1.00
Solamente un programa de compras organizado de la
mejor manera posible puede ayudar a lograr los mejores resultados económicos
posibles.
